نحوه نوشتن استاندارد کاور لتر مقاله

shape
shape
shape
shape
shape
shape
shape
shape

اگه به دنبال یه مرجع اختصاصی برای نوشتن یه Cover Letter قوی برای مقالتون و ارسال اون مجله مورد نظرتون هستید، بطوری که سردبیرهای مجله رو متقاعد کنید که مقاله تحقیقاتی شما رو مرور کنند، پس مدیتورها پایان جستجوهای شماست! تیم پژوهشی مدیتورها، بعنوان مرجع تخصصی ارائه خدمات پژوهشی در علوم پزشکی، بر این باور است که کاور لتر می تواند بر تصمیم ادیتور مجله برای بررسی بیشتر مقاله شما تأثیر بگذارد. به این ترتیب شما می توانید با ثبت سفارش در پنل مدیتورها -> سفارشات دیگر -> سایر -> نوشتن کاور لتر ، درخواست خود را به تیم مدیتورها اعلام کنید. برای ثبت سفارش کلیک کنید.

در این محتوا سعی داریم به این نکات بپردازیم که: (1) چرا باید به نوشتن Cover Letter مقاله اهمیت بدهیم؟، (2) در نوشتن کاور لتر به چه مواردی باید توجه کنیم؟، و (3) چگونه باید آن را ساختار بندی کنیم؟ همچنین در بخش آخر یه نمونه استاندارد رایگان با توضیح جزئیات برای شما قرار دادیم. در نهایت برای اطمینان می تونید از خدمات ویرایش نیتیو مدیتورها برای وایرستاری آکادمیک و حرفه ای مطلب خودتون استفاده کنید تا مطمئن بشید که یه مطلب بدون خطای گرامری درکنار سبک آکادمیک تولید کرده اید.

چرا باید به نوشتن Cover Letter مقاله اهمیت بدهیم؟

همانطور که می دونیم، رسالت یه مقاله اینه که شایستگی کار پژوهشی شما رو اثبات کنه. بنابراین یه کاور لتر قوی به شما این فرصت رو میده که اهمیت پژوهش خودتون رو نشان بدید و بصورت خلاصه و مفید مفهوم اون رو برای ادیتور مجله بولد کنید.

یادمون باشه که اولین چیزی که ادیتور مجله بعد از چک اولیه ی مقاله بررسی می کنه، کاور لتر هست. این نکته اهمیت اونو میرسونه چراکه اگه ما ندونیم چجوری اونو بنویسیم ممکنه ادامه فرایند بررسی مقاله رو از دست بدیم. اینم باید بپذیریم که متأسفانه، بخشی از فرایند تصمیم گیری در مورد پذیرش مقاله شما در یه مجله بر اساس یه مدل بیزنسی و تجاری هست. ادیتورها باید مقالاتی رو انتخاب کنند که برای خوانندگان اونها جالب باشه. به عبارت دیگه، مقاله شما در صورت چاپ، باید برای موسسین و مدیران مجله درآمدزایی داشته باشه. وقتی کاملاً مشخص نیست که چجوری مقاله شما فقط بر اساس عنوان و محتوا می تونه خواننده داشته باشه (مثلا اگه مقاله تون به اندازه کافی تکنیکی باشه که اکثر ادیتورها نتونند ازش سر دربیارن)، این نامه به شما این فرصت رو میده که ادیتور مجله رو متقاعد کنید که کار شما ارزش بررسی بیشتر و ارسال به مرحله ی داوری رو داره.

علاوه بر بحث اقتصادی، بسیاری از ادیتورها از این نامه برای بررسی اینکه آیا نویسندگان می تونن دستورالعمل های اولیه رو دنبال کنند، استفاده می کنند. برای مثال ، اگه دستورالعمل یه مجله از نویسنده ها خواسته که بیانیه تضاد منافع (Disclosure)، پیشنهاد داوری و بیانیه در خصوص اخلاق در پژوهش رو در نظر بگیرید، عدم درج این موارد ممکنه منجر به رد خودکار مقاله شما بشه. حتی اگه مقاله شما بهترین پروژه در سطح سیاره! باشه! با رعایت نکردن دستورالعمل ها، درواقع شما دارید یه چراغ قرمز تو ذهن ادیتور روشن می کنید که نسبت به این موضوع بی خیال هستین. بنابراین اگه مراقب جزئیات کاور لتر مقاله تون نباشید، سردبیرها (Editor-in-Chief) ممکنه از کیفیت و دقت مقاله شما متعجب بشن و مطمئنا شما نمی خواید که همچین تصوری به اونا بدید!

یک Cover Letter از چه بخش هایی تشکیل شده است؟

بازم تاکید می کنیم! قسمت دستورالعمل برای نویسندگان (author-instructions) مجله هدف خودتون رو دنبال کنید! مثلا اینجا رو نگاه کنید. مجله ی نیچر خیلی کامل توضیح داده که مقالتون رو چجوری ساختاربندی کنید که یه قسمت از اونم به کاور لتر مربوط میشه.

صرف نظر از هر توصیه دیگه ای که با سرچ توی گوگل و هر وبسایتی می خونید، مطمئن بشید که اطلاعات درخواستی ادیتورها رو در اولویت قرار دادید. ببینید چند دفعه گفتم که:

عدم توجه به دستورالعمل های یه مجله منجر به رد خودکار مقاله شما میشه!

خب! در این قسمت، مواردی که باید و نباید در کاورلتر آورده بشن رو لیست کردیم:

اطلاعات ضروری

  • نام Editor مجله (در صورت مشخص شدن)
  • نام مجله ی هدف
  • عنوان مقاله شما
  • نوع مطالعه (مروری ، ارجینال، کیس ریپورت و غیره)
  • تاریخ سابمیت مقاله
  • پیشینه مختصری از مطالعه و سوالی که به دنبال پاسخ دادن به آن بودید
  • مروری کوتاه بر روش مورد استفاده
  • یافته های اصلی و اهمیت آن برای جامعه علمی (چگونه پژوهش شما درک ما از یک مفهوم را افزایش می دهد)
  • اطلاعات تماس نویسنده مسئول (Corresponding author)
  • بیانیه مبنی بر اینکه مقاله شما قبلاً چاپ نشده است و در حال حاضر توسط مجله دیگری در حال بررسی نیست و همه نویسندگان آن را تأیید کرده اند و موافقت کرده اند که مقاله را به این مجله ارسال کنند

سایر اطلاعات که معمولا درخواست می شود

  • فهرست کوتاهی از مقالات مشابه که قبلاً توسط مجله منتشر شده است.
  • فهرست آثار مرتبط شما یا نویسندگان همکار شما که قبلاً منتشر شده اند یا در حال بررسی توسط مجلات دیگر هستند. می تونید کپی هایی از اون کارها رو درج کنید.
  • ذکر هرگونه بحث قبلی با ادیتور (ها) (مثلا اگه قبلا توی یه کنفرانس ادیتور مجله رو دیدین و باهاش در مورد مقالتون صحبت کردین)
  • تخصصهای فنی مورد نیاز برای ارزیابی مقاله شما
  • داوران پیشنهادی و اطلاعات تماس آنها (این قسمت عموما در ادامه روند سابمیت آنلاین مقاله نیاز میشه و آوردن اون در کاورلتر اکثر اوقات لازم نیست)
  • سایر disclosure/statement های مورد نیاز مجله (به عنوان مثال ، رعایت استانداردهای اخلاقی ، conflicts of interest ، توافق با شرایط سابمیت، بیانیه حق چاپ (copyright) و غیره)

مواردی که نباید در کاور لتر آورده شود

  • از اصطلاحات تخصصی زیاد استفاده نکنید یا مخفف هایی که برای یه رشته ممکنه آشنا باشن.
  • یافته های خود و اهمیت آنها را بیش از حد تزئین نکنید. از کلماتی مثل “novel (به معنی جدید)” و “first ever” خودداری کنید. این نوع کلمات در یک نوشته سوگرایی و بایاس(bias) رو نشون میده و باعث میشه ادیتور توانایی شما رو در ارزیابی شایستگی عینی مقاله تون زیر سوال ببره
  • اسم و رسم نیاورید. فهرست افرادی که ممکنه مقاله شما رو تصدیق و تایید کنند و یا بحث درمورد شهرت نویسنده ها، مورد توجه ادیتور(ها) نیست. چیزی که یه ادیتور می خواد بدونه اینه که آیا محتوای شما با معیارهای آنها مطابقت داره؟ پس فقط روی این موضوع تمرکز کنید.
  • رمان ننویسید. با این طرز فکر که باید به اندازه کافی کار خودتون و بخصوص مفهوم اون رو به ادیتور مجله توضیح بدید، کاورلتر رو حداکثر در یه صفحه بنویسید. یادمون باشه که کاورلتر یه مقدمه و مرور کوتاهی از مقاله هست.
  • از طنز بپرهیزید. به همون اندازه که می خوایم توجه ادیتورهای مجله رو به خودمون جلب کنیم، راه های زیادی وجود داره که طنز می تونه اشتباه باشه!

چگونه باید کاورلتر را ساختار بندی کنیم؟

باید از زبان رسمی در نوشتن کاورلتر مقاله مون استفاده کنیم. از اونجایی که 99 درصد سابمیت ها امروزه به صورت آنلاین انجام میشه، تمپلیتی که در زیر طراحی شده براساس ارسال با ایمیل هست. با این حال، اگه کاورلترتون رو روی سربرگ (PDF یا نسخه چاپی از طریق پست) ارسال می کنید ، اطلاعات تماس خود تون رو به گوشه سمت چپ بالای صفحه منتقل کنید مگه اینکه از سربرگ از پیش چاپ شده استفاده کنید ، در این صورت اطلاعات تماس شما باید بالای نامه و در وسط باشه.

 

نمونه ای از کاورلتر مقاله (Journal Submissions Cover Letter)

 

√ [نام و نام خانوادگی سردبیر مجله] [مدرک (در صورت وجود)]
نکته: مرسومه که هر مدرک فارغ التحصیلی رو به نام مخاطب درج می کنن.
به عنوان مثال:

John Smith, MD | Carolyn Daniels, MPH

√ [عنوان]
به عنوان مثال:

Editor-in-Chief, Managing Editor, Co-Editors-in-Chief

√ [نام مجله]
√ [آدرس مجله]
√ [تاریخ سابمیت: روز ماه ، سال | Month Day, Year]

√ [Dear Dr./Mr./Ms. (نام خانوادگی ادیتور)]:

نکته: جایی که نام سردبیر مجله مشخص نیست ، از عنوان اون که در مجله هست استفاده می کنیم، مانند “Dear Managing Editor” یا “Dear Editor-in-Chief”. در هرصورت استفاده از نام شخص بهترین گزینه هست، با این وجود اگه شک دارید بهتره با مجله تماس بگیرید تا مطمئن بشید که این نامه رو به چه کسی می فرستید.

نکته: از “Ms” استفاده کنید و هرگز “Mrs” یا “Miss” در نامه های رسمی استفاده نکنید.

نکته: هرگز از “Dear Sirs” یا عبارت مشابه استفاده نکنید. بسیاری از ادیتورها این رو توهین آمیز تلقی می کنن، به ویژه با توجه به اینکه بسیاری از اون ها زن هستن!

√ [پاراگراف اول: دو تا سه جمله]

جمله اول که اینجوری باشه:

I am writing to submit our manuscript entitled, [عنوان مقاله] for consideration as a [نام مجله]/[نوع مطالعه].

برای جمله دوم و سوم  می تونید به بررسی خلاصه ای از طراحی مطالعه (study design)، محل تصویب طرح پژوهش (دانشگاه یا کمیته تحقیقات)، سوال تحقیق، یافته های اصلی و نتیجه گیری بپردازید.

برای مثال:

I am writing to submit our manuscript entitled, “X Marks the Spot” for consideration as an Awesome Science Journal research article. We examined the efficacy of using X factors as indicators for depression in Y subjects in Z regions through a 12-month prospective cohort study and can confirm that monitoring the levels of X is critical to identifying the onset of depression, regardless of geographical influences.

نکته: عبارات مفیدی که از اون ها برای بحث درباره یافته ها و نتیجه گیری می تونید استفاده کنید عبارتند از:

  • Our findings confirm that…
  • We have determined that…
  • Our results suggest…
  • We found that…
  • We illustrate…
  • Our findings reveal…
  • Our study clarifies…
  • Our research corroborates…
  • Our results establish…
  • Our work substantiates…

√ [پاراگراف دوم: دو تا پنج جمله]

Given that [متنی که بیشتر از همه پژوهش شما را پروموت میکنه], we believe that the findings presented in our paper will appeal to the [خواننده های مجله] who subscribe to [نام مجله]. Our findings will allow your readers to [باید هدف مجله رو بررسی کنید].

نکته: مخاطبان عمومی مجله رو مشخص کنید و اینکه چگونه این افراد می تونن از تحقیقات شما برای افزایش درک خودشون از یه موضوع استفاده کنند. به عنوان مثال، اگه بسیاری از خوانندگان مجله هدف تون به پیامدهای سیاست های عمومی مطالعات مختلف علاقه مند هستن، بهتره کمی در مورد تاثیری که نتیجه گیری مقالتون در کمک به همکاران برای توسعه ی سیاست های قوی تر که بصورت موثرتری نگرانی های عمومی رو برطرف می کنه، صحبت کنید.

نکته: متنی در مورد علت پرداختن به سوال تحقیق در این قسمت قرار بدید.

برای مثال:

Given the struggle policymakers have had to define proper criteria to diagnose the onset of depression in teenagers, we felt compelled to identify a cost-effective and universal methodology that local school administrators can use to screen students.

نکته: اگه تریگر مقاله شما مطالعه (های) قبلی بودن، اون (ها) رو بیارید:

باید اینجوری بنویسیم:

After initially researching X, Y approached us to conduct a follow-up study that examined Z. While pursuing this project, we discovered …

پس تا اینجا برای پاراگراف دوم گفتیم چی شد. حالا یه نمونه کامل از پاراگراف دوم بخونید:

Given the alarming increase in depression rates among teenagers and the lack of any uniform practical tests for screening students, we believe that the findings presented in our paper will appeal to education policymakers who subscribe to The Journal of Education. Although prior research has identified a few methods that could be used in depression screening, such as X and Y, the applications developed from those findings have been cost-prohibitive and difficult to administer on a national level. Thus, our findings will allow your readers to understand the factors involved in identifying the onset of depression in teenagers better and develop more cost-effective screening procedures that can be employed nationally. In so doing, we hope that our research advances the toolset needed to combat the concerns preoccupying the minds of many school administrators.

√ [پاراگراف سوم: مطالعات مشابه]

باید اینجوری بنویسیم:

This manuscript expands on the prior research conducted and published by [نام نویسنده] in [نام مجله]”

یا اینجوری بنویسیم:

This paper [examines a different aspect of]/ [takes a different approach to] the issues explored in the following papers also published by [نام مجله].

  1. Article 1
  2. Article 2
  3. Article 3

نکته: شما باید در صورت وجود، مطالعات مشابهی که اخیراً توسط مجله هدف تون منتشر شده رو ذکر کنید، اما بیشتر از 5 مورد ذکر نکنید. اگر فقط می خواید به یک مقاله اشاره کنید، عبارت بالا رو اینجوری بنویسید:

This paper [examines a different aspect of]/ [takes a different approach to] the issues explored by [نام نویسنده] in [عنوان مقاله], also published by [نام مجله] on [زمان چاپ].

√ [پاراگراف چهارم: بیانیه های اضافی که اغلب مورد نیاز است]

همانطور که قبلا گفته شد، یه بیانیه باید آورده بشه که همه نویسنده ها تأیید می کنند که این مقاله قبلاً جایی منتشر نشده و در حال حاضر توسط هیچ مجله ای مورد بررسی نیست. علاوه بر اون، همه نویسنده ها محتویات این مقاله رو تأیید می کنن و با سیاست های سابمیت در [نام مجله هدف] موافقت کرده اند.

به انگلیسی اینجوری میشه:

Each of the authors confirms that this manuscript has not been previously published and is not currently under consideration by any other journal. Additionally, all of the authors have approved the contents of this paper and have agreed to the [نام مجله]’s submission policies.

نکته: اگه قبلاً قسمتی از پژوهش خودتون رو در جاهای دیگه به صورت عمومی به اشتراک گذاشتید، اون رو بیان کنید. مثلا می تونید بنویسید:

We have presented a subset of our findings [at Event]/ [as a Type of Publication Medium] in [محل] in [سال].

√ [پاراگراف پنجم: پیشنهاد برای داوری]

برای پیشنهاد داوران همتا در مجله هدف تون می تونید به این صورت جمله رو تنظیم کنید و بعد از اون اطلاعات داورها شامل نام، وابستگی، ایمیل و تخصص رو لیست کنید.

Should you select our manuscript for peer review, we would like to suggest the following potential reviewers/referees because they would have the requisite background to evaluate our findings and interpretation objectively.

  • [نام ، افیلیشن، ایمیل ، تخصص]
  • [نام ، افیلیشن، ایمیل ، تخصص]
  • [نام ، افیلیشن، ایمیل ، تخصص]

در آخر هم این جمله اضافه بشه خالی از لطف نیست:

To the best of our knowledge, none of the above-suggested persons have any conflict of interest, financial or otherwise.

یعنی تا آنجا که ما می دانیم ، هیچ یک از اشخاص پیشنهادی فوق دارای هیچ گونه تضاد منافع ، از نظر مالی یا غیر آن نیستند.

نکته: حداقل 3 و حداکثر 5 داور پیشنهاد بدید، چراکه احتمال داره مجله حداقل از یکی از پیشنهادات شما استفاده کنه.

نکته: مجله موردنظر شما از هر اصطلاحی (“reviewer” یا “referee”) استفاده می کنه؛ شما هم از همون استفاده کنید. توجه دقیق به اصطلاحات یه مجله نشانه اینه که شما مجله رو به درستی و دقیق بررسی کردید.

√ [پاراگراف ششم: اطلاعات اضافی که غالبا درخواست می شود]

بعنوان آخرین پاراگراف این جمله رو بیارید:

Each named author has substantially contributed to conducting the underlying research and drafting this manuscript. Additionally, to the best of our knowledge, the named authors have no conflict of interest, financial or otherwise.

یعنی هر نویسنده ای که اسمش در مقاله اومده، در انجام اون و تهیه این مقاله مشارکت قابل توجه داشته و تا آنجا که ما می دانیم ، نویسندگان ذکر شده هیچ گونه تضاد منافع، مالی یا غیره ندارند.

جمله ی تا اونجا که ما می دانیم هم بنظرم قابل تامله! حتما سعی کنیم این جمله رو در بیان تضاد منافع سایرین ذکر کنیم.

و در پایان هم موارد زیر آورده بشه:

Sincerely,

[Your Name]

Corresponding Author
Institution Title
Institution/Affiliation Name
[Institution Address]
[Your e-mail address]
[Tel: (include relevant country/area code)]
[Fax: (include relevant country/area code)]

اگه کرسپاندر مقالتون در دسترس نیست و ممکنه پاسخگو نباشه می تونید بعنوان اطلاعات تماس دوم، مورد زیر رو اضافه کنید به اطلاعات بالا:

Additional Contact [should the corresponding author not be available]
Institution Title
Institution/Affiliation Name
[Institution Address]
[Your e-mail address]
[Tel: (include relevant country/area code)]
[Fax: (include relevant country/area code)]

چک نهایی فوری قبل از بارگذاری کاورلتر در مجله

 

  1. فونت را روی Arial یا Times New Roman ، اندازه 12 تنظیم کنید.
  2. فاصله بین خطوط 1 باشد.
  3. فاصله بین پاراگراف ها 1 باشد.
  4. پاراگراف ها را Bold نکنید.
  5. تمام متن را Justify کنید.
  6. از نرم افزارهای اصلاح املایی و بررسی دستور زبان استفاده کنید. [اینجا در مورد این ابزارها خیلی کامل و دقیق توضیح دادیم]. در صورت لزوم، از خدمات اصلاح و ویرایش نیتیو حرفه ای Meditorha برای بررسی کاورلتر خود استفاده کنید.
  7. نام ادیتور یا سردبیر را دوباره بررسی کنید. در صورت لزوم با مجله تماس بگیرید تا مطمئن شوید.

تنظیم کاور لتر مقاله برای سابمیت در مجله

برای نگارش این محتوا از منبع زیر استفاده شد:

How to Write the Best Journal Submission Cover Letter

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *